Le respect de la vie privée des employés, des patients, et de leurs proches, de l’unité de soins palliatifs de l’Hôpital Notre-Dame, ainsi que des partenaires, des donateurs et des bénévoles est un élément essentiel pour la Fondation PalliAmi.
C’est pourquoi nous nous engageons à protéger vos informations personnelles et votre vie privée. Cette politique vise à vous expliquer en toute transparence comment la Fondation PalliAmi recueille, traite, divulgue, conserve et protège vos informations personnelles et à comprendre nos pratiques.
Comme nous sommes un organisme qui oeuvre à recueillir du financement pour accomplir notre mission, nous recueillons, utilisons et divulguons certains renseignements aux fins de la prestation de nos services en matière de sollicitation de contributions de diverses formes, de participation à des évènements, de tirages et de loteries et la confidentialité des informations est importante pour nous.
Nous nous conformons aux législations en vigueur quant à la protection des renseignements personnels et ainsi qu’aux normes éthiques les plus rigoureuses lors du traitement de tous les renseignements, particulièrement les renseignements personnels.
En nous fournissant vos renseignements personnels, par l’intermédiaire de notre site Web, en complétant un formulaire de don ou de participation à un évènement entre autres, par courriel, en personne ou par téléphone, vous acceptez que ceux-ci soient traités conformément à ce qui est indiqué dans la présente Politique de confidentialité, et vous autorisez la Fondation PalliAmi, ses tiers et ses fournisseurs de services à traiter vos renseignements personnels aux fins énoncées à l’article 3.
La présente Politique sur la protection des renseignements personnels ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web, et la Fondation PalliAmi n’est nullement responsable à l’égard de tels sites Web de tiers. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.
1. Quels renseignements sommes-nous autorisés à recueillir?
Nous pouvons recueillir et traiter différents types de renseignements personnels dans le cadre de nos activités et de notre prestation de services, y compris :
- Renseignements d’identification : prénom, nom de famille, titre, nom d’utilisateur ou identifiant similaire, date de naissance et sexe;
- Renseignements de correspondance : adresse de facturation (pour reçu fiscal), adresse électronique et numéro(s) de téléphone;
- Informations relatives aux dons : détails des dons effectués par et pour vous, ainsi que d’autres informations sur les dons et services obtenus chez nous;
- Informations de paiement : détails de la carte de paiement (crédit ou débit);
- Renseignements techniques : adresse IP, données de connexion, type et version du navigateur, fuseau horaire et emplacement, plug-ins de navigateur, système d’exploitation et autres technologies utilisées pour accéder à nos sites Web;
- Informations d’utilisation : informations sur votre utilisation de nos sites Web, plateformes numériques et de nos services;
- Données de communication et de marketing : préférences de communication, incluant les conversations en personne et les communications envoyées à la Fondation PalliAmi;
- Renseignements relatifs aux candidats à un emploi : toutes les données soumises via une demande d’emploi à la Fondation PalliAmi.
Nous n’obtenons pas délibérément d’informations auprès d’enfants ou de personnes de moins de 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, veuillez ne pas nous fournir vos renseignements personnels sans le consentement explicite d’un parent ou d’un tuteur. Si vous êtes un parent ou un tuteur et que vous savez que vos enfants nous ont fourni leurs renseignements personnels, veuillez communiquer avec nous. Si nous découvrons avoir recueilli des renseignements personnels d’enfants mineurs sans avoir vérifié le consentement parental, nous prendrons des mesures pour supprimer ces informations de nos serveurs.
2. Comment recueillons-nous vos informations?
Nous collectons des renseignements personnels auprès de vous-même et lors de nos interactions avec vous, comme suit :
- Lorsque vous faites un don à notre organisme, quelle que soit la forme de votre don;
- Lors de votre inscription à nos activités, évènements-bénéfice, formations ou infolettres;
- Au cours de la prestation de services que nous vous rendons;
- Lors de votre inscription comme bénévole pour notre organisme;
- Lors de vos interactions avec notre site Web et nos plateformes sociales.
Nous collectons occasionnellement des informations anonymes accessibles au public notamment sur les plateformes publiques, telles que Google, Google Analytics, Google AdWords.
3. Comment pouvons-nous utiliser vos informations?
Dans le cadre de la loi, nous pouvons utiliser vos informations personnelles telles indiquées ci-dessous et uniquement tel que la loi nous y autorise. Dans chaque cas, nous indiquons pour quels motifs nous utilisons vos renseignements personnels :
- Pour vous fournir nos services et exécuter les accords conclus entre vous et nous;
- Pour respecter nos obligations légales, réglementaires ou de gestion des risques;
- Pour vous informer sur nos nouveaux services, les développements de notre organisation et les évènements pertinents, si vous avez choisi de recevoir de telles informations;
- Pour améliorer l’expérience sur nos sites Web en vous présentant un contenu pertinent et adapté à votre appareil;
- Pour effectuer des analyses pour mieux comprendre les besoins de nos clients, développer nos services et améliorer notre organisation;
- Pour gérer les demandes d’emploi et évaluer les candidats potentiels pour des postes au sein de la Fondation PalliAmi;
- Pour prévenir la fraude et effectuer des vérifications d’antécédents conformes à la loi;
- Pour protéger nos droits et les droits des tiers;
- Pour assurer le paiement des services et recouvrer les paiements en utilisant des agences de recouvrement ou d’autres moyens juridiques;
- En cas de réorganisation de notre organisation, pour transférer les informations personnelles à des tiers concernés, tout en prenant des mesures pour protéger ces informations.
Nous nous engageons à assurer la protection et la sécurité de vos informations personnelles dans toutes ces situations.
4. Quelles sont nos limitations dans la divulgation de vos données à des tiers?
La Fondation PalliAmi est un organisme sans but lucratif constitué en vertu de la
Partie III de la Loi sur les compagnies du Québec, et est un organisme de bienfaisance au sens de la Loi de l’impôt sur le revenu dûment enregistré auprès de l’Agence du Revenu du Canada (ARC), par conséquent, certaines circonstances nous autorisent la divulgation de renseignements personnels que nous avons recueillis.
Nous utiliserons les renseignements personnels dans l’unique but d’atteindre nos objectifs principaux et légitimes dans l’accomplissement de notre mission et pour lesquels ces renseignements ont été recueillis, à des fins compatibles ou pour remplir nos obligations légales.
Sous restriction d’accord de confidentialité, voici les conditions dans lesquelles nous pourrions être amenés à partager vos informations personnelles avec des tiers.
- Avec nos bénévoles et nos clients pour les fins de recrutement de ressources humaines, de bénévoles et des fins de sollicitation de contributions financières ou autres;
- Avec nos fournisseurs ou partenaires, notamment ceux qui nous fournissent des services de sollicitations de dons, analyse de bases de données, sites Web, d’hébergement, d’entretien et d’autres services. Ces tiers pourraient avoir accès à des renseignements personnels ou les traiter dans le cadre des services qu’ils nous fournissent. Nous limitons les renseignements que nous fournissons à ces fournisseurs de services aux seuls renseignements qui sont raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions, et les contrats que nous avons conclus avec ces fournisseurs de services exigent d’eux qu’ils préservent la confidentialité de ces renseignements;
- Avec les autorités gouvernementales et les organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent. Pour plus de précision, nous pouvons divulguer des renseignements personnels et d’autres renseignements si nous y sommes tenus en vertu des lois, notamment fiscales, ou si nous croyons de bonne foi que cette divulgation est nécessaire pour respecter les lois applicables, en réponse à une ordonnance d’un tribunal ou à une assignation à témoigner ou à un mandat de perquisition du gouvernement, ou autrement pour collaborer avec de telles autorités gouvernementales et de tels organismes d’application de la loi;
- L’acquéreur, le successeur ou le cessionnaire dans le cadre de toute fusion, de toute acquisition, de tout financement par emprunt, de toute vente d’actifs ou de toute opération semblable, ainsi qu’en cas d’insolvabilité, de faillite ou de mise sous séquestre prévoyant le transfert, à une ou plusieurs tierces parties, de renseignements personnels à titre d’actif commercial.
À aucune fin, nous ne procédons à la vente d’informations personnelles à des tiers.
5. Comment protégeons-nous les renseignements personnels?
Nous utilisons tous les moyens en notre possession pour protéger les renseignements qui nous sont soumis, tant au moment de leur transmission qu’une fois que nous les avons reçus.
Nous maintenons des mesures de protection physiques, techniques ou administratives appropriées pour protéger les renseignements personnels contre une destruction accidentelle ou non conforme aux lois, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession.
Nous avons pris des mesures pour garantir que les seuls membres du personnel qui ont accès à vos renseignements personnels sont ceux qui ont besoin de les connaître ou dont les fonctions exigent raisonnablement ces renseignements soient connus.
Nos fournisseurs tiers doivent impérativement signer un accord de confidentialité, s’engager à appliquer les plus hautes normes de confidentialité et à faire preuve de la plus grande diligence dans le traitement des conformations reçues.
Veuillez noter que malgré nos efforts pour assurer la sécurité de vos informations, aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n’est infaillible. Par conséquent, nous ne pouvons garantir à 100 % la sécurité des informations que vous nous transmettez, et vous le faites à vos propres risques.
Si vous avez des raisons de croire que vos informations personnelles ont été compromises, veuillez nous en informer aux coordonnées fournies dans la section « Comment communiquer avec nous? ».
En cas d’incident de confidentialité concernant vos informations personnelles, nous nous engageons à vous informer dans les meilleurs délais dès que nous en prendrons connaissance. Nous mettrons en oeuvre des mesures raisonnables pour réduire les risques de préjudice et prévenir de nouveaux incidents similaires.
6. Pendant combien de temps conservons-nous les renseignements personnels?
Nous ne conserverons les renseignements personnels que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique de confidentialité des renseignements personnels et pour nous conformer à nos obligations légales et réglementaires.
La durée de conservation appropriée des données personnelles dépend de certains facteurs tels que la nature et la sensibilité des données personnelles, le risque potentiel de préjudice découlant de l’utilisation ou de la divulgation non autorisée, les objectifs pour lesquels nous traitons vos données personnelles et la possibilité d’atteindre ces objectifs par d’autres moyens, ainsi que les exigences légales en vigueur.
7. Quels sont vos droits à l’égard de vos renseignements?
Dans certaines circonstances et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, une personne dispose des droits suivants :
- Accès : le droit d’accéder à vos informations personnelles. Sous réserve des lois applicables, vous pouvez également demander une copie des informations personnelles que nous détenons vous concernant, ainsi que d’autres informations spécifiques;
- Correction et exactitude : le droit de demander de corriger des informations personnelles même si nous sommes tenues de prendre des mesures raisonnables pour nous assurer que les renseignements personnels fournis sont exacts, complets, non trompeurs et à jour;
- Désindexation : le droit de demander de supprimer vos informations personnelles lorsque nous n’avons aucune justification légale pour continuer à les traiter. Veuillez noter que nous pourrions ne pas être en mesure d’effacer vos informations dans certaines circonstances spécifiques, ce que nous vous expliquerions en détail suite à votre demande (droit à l’effacement ou à l’oubli);
- Anonymisation : le fait que notre organisme puisse au lieu de les détruire, anonymiser les renseignements personnels pour les utiliser, mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes (ex. : conservation des informations requises aux fins d’inspection fiscale éventuelle);
- Le droit d’être informé lorsque vous faites l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé;
- Le droit d’être informé lors du recours à une technologie d’identification, de localisation ou de profilage et des moyens offerts pour activer ces fonctions.
Enfin, il est également possible de déposer une plainte auprès d’une autorité de contrôle de la protection des données, plus particulièrement dans le pays, la province ou l’état dans lequel vous résidez normalement (au Québec, la Commission d’accès à l’information), dans lesquels nous sommes situés ou dans lesquels une infraction présumée aux lois sur la protection des données a été commise.
Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous de la manière indiquée à la rubrique « Comment communiquer avec nous ».
8. Comment utilisons-nous les témoins (cookie) et les technologies similaires?
Pour obtenir des renseignements détaillés au sujet des témoins que nous utilisons, veuillez vous reporter à notre Politique sur les témoins (cookies) ci-après, laquelle fait partie de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels.
9. Comment communiquer avec nous?
Pour poser des questions, formuler des commentaires ou une plainte à l’égard de la présente Politique sur la protection des renseignements personnels ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, communiquez avec notre agent de protection de la vie privée par courriel à l’adresse protection@palliami.org, par téléphone au 514 413-8777, poste 1-25353 ou par la poste aux coordonnées suivantes :
Fondation PalliAmi
Line Bellavance, directrice générale
Responsable de la protection des renseignements personnels
C.P. 531, Succursale C Montréal (Québec) H2L 4K4
10. Comment mettons-nous à jour la présente politique sur la protection des renseignements personnels?
Nous pouvons modifier le contenu de nos sites Web et notre façon d’utiliser les témoins sans préavis et, par conséquent, notre Politique sur la protection des renseignements personnels et notre Politique sur les témoins pourraient être modifiées de temps à autre à l’avenir. Nous vous encourageons donc à les examiner chaque fois que vous visitez le site Web afin de demeurer informé de la manière dont nous traitons les renseignements personnels.
La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois le 6 juin 2023.